Evidencija radnog vremena: od registracije prolaza do obračuna plaće

Mora li poslodavac uopće voditi evidenciju radnog vremena?

Da. Vođenje evidencije o radnicima i o radnom vremenu obveza je svakog poslodavca prema Zakonu o radu (članak 5.). Pitanje nije je li obvezno, nego kako: ručnim upisom u obrazac ili automatiziranim sustavom koji bilježi svaki prolaz u trenutku kad se dogodi.

Ručna evidencija je spora, podložna pogreškama i teško dokaziva. Automatizirani sustav uklanja naknadno prepisivanje, podaci su točni i vjerodostojni, a spremni su za nadzor u svakom trenutku. Kod veće prolaznosti na početku i kraju smjene razlika je najočitija: prijava traje sekundu, bez reda i bez papira.

Što evidencija mora sadržavati prema propisima?

Sadržaj propisuje Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca (NN 55/2024). Evidencija radnog vremena obuhvaća radne sate po danu te posebne podatke o noćnom radu, prekovremenom radu, smjenskom i dvokratnom radu te radu na blagdan. Uz to se vode kategorije nenazočnosti: godišnji odmor, bolovanje, plaćeni i neplaćeni dopust.

Dva propisana roka koja sustav automatski poštuje:

• rok unosa: podaci se unose najkasnije sedmog dana od dana za koji se popunjavaju (Pravilnik NN 55/2024, članak 15.)
• rok čuvanja: evidencija se čuva najmanje šest godina, a u slučaju radnog spora do pravomoćnog okončanja spora (Pravilnik NN 55/2024, članak 12.)

Automatizirani sustav sve te kategorije vodi strukturirano i priprema ih za izvoz i za nadzor.

Što ako evidencija nije uredna: kazne i inspekcija rada

Nevođenje ili nepropisno vođenje evidencije najteži je prekršaj poslodavca prema članku 229. Zakona o radu, s propisanim novčanim kaznama koje za pravnu osobu dosežu više tisuća eura. Nadzor provodi Državni inspektorat i može biti nenajavljen.

U slučaju spora o radnom vremenu teret dokazivanja je na poslodavcu. Uredna i dohvatljiva evidencija istovremeno štiti od kazne i od prigovora oko neisplaćenih prekovremenih sati.

Kako se zaposlenici prijavljuju na sustav?

Način prijave bira se prema organizaciji rada i željenoj razini kontrole. Sve opcije mogu se i kombinirati:

Svaka registracija provjerava se u središnjoj bazi te se bilježi vrijeme i mjesto prolaza. Uz registracijsku točku može se postaviti i kamera koja snima svako evidentiranje, kao dodatna zaštita od zlouporabe.

Koju opremu ugrađujemo?

Radimo s provjerenim proizvođačima i biramo terminal prema objektu, broju zaposlenika i načinu rada:

• Hikvision: terminali s otiskom prsta i karticom te MinMoe terminali s prepoznavanjem lica, od kompaktnih izvedbi za jedan ulaz do terminala s velikim zaslonom za reprezentativne ulaze i velik protok ljudi
• Dahua: samostalni terminali za evidenciju radnog vremena (kartica, PIN, otisak prsta) i terminali s prepoznavanjem lica
• Jantar: terminali i čitači uz web softver Codeks, prirodan izbor kad se evidencija spaja s Jantar kontrolom pristupa

Nismo vezani uz jednog proizvođača: oprema se bira prema vašim potrebama, a ne obrnuto.

Koji softver obrađuje podatke i radi izvještaje?

Ovisno o odabranoj opremi, podatke obrađuje HikCentral (Hikvision), SmartPSS Lite (Dahua) ili Codeks (Jantar). Svaki od sustava omogućuje:

• postavljanje smjena, rasporeda i pravila (prekovremeni, noćni rad, rad na blagdan)
• vođenje godišnjih odmora, bolovanja i službenih putovanja
• izvještaje po zaposleniku, odjelu i razdoblju
• izvoz izvještaja u Excel, PDF ili CSV

Administrator sve vidi kroz jedno sučelje, bez ručnog zbrajanja sati.

Kako se podaci prenose u obračun plaća?

Evidencija radnog vremena može se izvesti u Excel, CSV ili PDF formatu te jednostavno uvesti u program za obračun plaća. Time se uklanja potreba za ručnim prepisivanjem podataka, smanjuje mogućnost pogrešaka i ubrzava obračun radnog vremena.

Format izvoza prilagođavamo programu za obračun plaća koji već koristite. Integraciju s postojećom informatičkom infrastrukturom preuzima naš tim, čime se osigurava pouzdano povezivanje sustava bez dodatne koordinacije između dobavljača softvera i izvođača tehničke zaštite.

Je li dozvoljena biometrija za evidenciju radnog vremena?

Da, uz jasne uvjete. Otisak prsta i prepoznavanje lica biometrijski su podaci, posebna kategorija osobnih podataka. Zakon o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (NN 42/2018, članak 23.) dopušta njihovu obradu u svrhu evidencije radnog vremena, uz izričitu privolu zaposlenika i uz osiguran alternativni način prijave, na primjer karticom. Nadzorno tijelo je AZOP.

U praksi to znači: biometrija je dopuštena, ali nije obvezna. Za tvrtke koje ne žele obradu biometrijskih podataka, kartica ili PIN u pravilu su potpuno dovoljni. Način prijave predlažemo prema vašoj procjeni rizika i internim pravilima.

Jedan prolaz, dvije funkcije

U većini slučajeva evidencija radnog vremena i kontrola pristupa rade kao jedinstven sustav. Prolazak karticom, PIN-om, otiskom prsta ili drugim identifikacijskim sredstvom istovremeno omogućuje ulazak u prostor i automatski evidentira dolazak ili odlazak zaposlenika.

Na taj način jedna identifikacija obavlja dvije funkcije, bez potrebe za zasebnim uređajima ili dvostrukim evidentiranjem. Ako objekt već ima ugrađen sustav kontrole pristupa, evidenciju radnog vremena integriramo u postojeću infrastrukturu, uz maksimalno iskorištavanje postojeće opreme i minimalne zahvate na sustavu.

Radi li sustav za jednu lokaciju i za više lokacija?

Radi za oba slučaja.

Manje poduzeće, jedan ulaz: dovoljan je samostalni terminal i lokalni softver. Brzo postavljanje, niski početni trošak, uredna evidencija spremna za inspekciju.

Veća firma, više lokacija, smjene i teren: postavlja se centralizirana platforma s više registracijskih točaka, smjenskim modelima i objedinjenim izvještajima kroz sve lokacije. Broj točaka, način prijave i oblik izvještaja definiraju se prema vašem načinu rada, a ne obrnuto.

Kako radimo

Krećemo izlaskom na teren bez naknade, gdje snimamo ulaze, broj zaposlenika i način rada (smjene, terenski rad, više lokacija). Na temelju procjene izrađujemo ponudu s jasnom specifikacijom, nakon čega slijedi ugradnja registracijskih točaka, postavljanje softvera i obuka administratora. Nakon primopredaje sustav održavamo, uz kontinuiranu podršku i servis.